Bí quyết cho một kế hoạch tổ chức sự kiện tuyệt vời

Đối với công việc tổ chức sự kiện, việc xây dựng kế hoạch được đặt lên quan trọng hàng đầu.Thực tế đã chỉ ra rằng 70% thành công đến từ sự chuẩn bị trước,điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện.Với 10 năm hoạt động chúng tôi thấu hiểu những vấn đề nan giải bạn phải đối mặt, trong bài viết này chúng tôi xin đề xuất một vài phương án giúp bạn dễ dàng hơn trong công việc tổ chức sự kiện.



1.Loại hình sự kiện và mục đích


Các loại sự kiện như đám cưới, đám hỏi, khánh thành,..luôn luôn khác nhau do những đặc thù riêng của chúng, vậy nên công việc đầu tiên bạn cần làm chính xác là điều này nếu không muốn xảy ra sai sót khi lập danh sách hạng mục vào kế hoạch.Mục đích của sự kiện bạn đang tổ chức là gì? Các sự kiện khác nhau có mục đích khác nhau, ví dụ như khai trương là để ra mắt cửa hàng mới, giới thiệu sản phẩm là để quảng bá rộng rãi với mọi người,..Từng mục đích sẽ đi cùng với các mục tiêu khác nhau.


2.Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?


Các kế hoạch ra đời nhằm phục vụ cho những người tham gia sự kiện, đó là những người cần thu hút sự chú ý nhằm mang lại hiệu quả, thành công cho sự kiện.Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này.Nhóm thứ 2 là những khách mời tham dự, nhân vật chính của buổi lễ, những người sự kiện hướng đến, để chắc chắn số lượng bạn nên gửi thư mời trước ít nhất 2 tuần và xác nhận lại trước đó 2 ngày.


3. Xây dựng thông điệp cho sự kiện


Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó.Thông điệp sẽ càng có sức ảnh hưởng hơn nếu nó được tổ chức vào những ngày đặc biệt, ví dụ các ngày lễ tết những sự kiện truyền tải thông điệp đoàn viên, tình yêu thương sẽ dễ dàng lan tỏa trong nhiều người hơn. 


4.Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Với các thông điệp và mục đích đã xây dựng trước, bạn nên bắt đầu chọn ngày và địa điểm sẽ tổ chức, ngày tổ chức khá quan trọng, nếu chọn vào các dịp lễ sự kiện sẽ hiệu quả hơn, nếu vào các ngày nghỉ như thứ 7, chủ nhật sẽ có lượng khách mời đến tham dự đông hơn.Ngoài ra cần phải có địa điểm và thời gian để ghi vào giấy mời, càng xác định sớm càng khiến hiệu quả cao.


5.Lập chương trình tổ chức sự kiện


Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Một số hoạt động cần chuẩn bị như thiết kế chương trình, lập ban điều hành chương trình, viết thoại MC,..


6. Chuẩn bị kế hoạch truyền thông cho sự kiện



Truyền thông cho sự kiện là các hoạt động công bố các thông tin, hình ảnh hay các thông điệp nhằm thu hút đông đảo người tham gia hoặc quảng bá hình ảnh hoặc thương hiệu cho một doanh nghiệp.Tùy vào loại sự kiện và ý nghĩa cần truyền tải mà các phương tiện truyền thông cần sử dụng cũng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp hoặc các nhà tổ chức cần quyết định 1 kế hoạch truyền thông phù hợp để tránh những tổn thất về mặt chi phí.


7.Xây dựng ngân sách sự kiện


Ngân sách ngoài là bản dự trù chi phí ngoài ra cũng là một mục riêng trong hợp đồng nếu bạn ký kết với một công ty tổ chức sự kiện, nên khảo sát và thương lượng để có được lợi ích tốt nhất cho mình.Ngoài những điều đã chia sẻ trên, bạn nên tạo cho mình một nền tảng kiến thức tổ chức sự kiện tốt bằng cách lắng nghe chia sẻ từ nhiều nguồn sách báo, internet hoặc các trường cấp dạy.

Leave a Reply